COMMENT EST CONDUIT
LE PROGRAMME D’EFFICACITE PERSONNALISE
Idéalement, le Programme d’Efficacité Personnalisé (PEP)
est conduit à travers toute une entreprise, une division ou un département de haut en
bas, construisant la culture d’entreprise tout en développant ou renforçant des
savoir-faire individuels. D’autres stratégies pour tirer profit du programme peuvent
aussi s'avérer efficaces, ainsi votre entreprise est sûre de trouver une solution
adaptée à ses besoins.
Notre méthodologie de base consiste à travailler en petits groupes, nos consultants
ont ainsi le temps de s’occuper de chacun en particulier. Les participants peuvent
venir de n’importe quel niveau de l’entreprise; la seule contrainte est que tous
les participants aient leurs bureaux ou leurs postes de travail dans le même bâtiment ou
sur le même site.
Le PEP est organisé en brèves séances d'équipe et en visites individuelles
qui renforcent les savoir-faire organisationnels et les principes d'efficacité.
LES ELEMENTS CLES DU PEP
ORGANISATION DU TRAVAIL PERSONNEL
Fréquemment nous trouvons que les gens n'ont pas leur bureau et leur environnement de
travail organisés de manière optimale pour recevoir, traiter, stocker, envoyer et
demander l'information nécessaire à leur travail. Nos consultants examinent avec chaque
participant l'organisation de son travail. Ils passent en revue avec chacun le système
des corbeilles, l'utilisation de la surface de travail, la structure de classement, le
contenu des dossiers, la rétention de l'information, la recherche de l'information,
l'accessibilité des informations, la
gestion de l'information à la fois papier et électronique, également le suivi des
projets et le traitement du travail en attente ou des travaux délégués.
Les habitudes de travail au quotidien sont
révisées pour conserver les habitudes qui fonctionnent bien et faire
évoluer les autres vers un meilleur niveau de performance et
d'utilisation du temps et de l'énergie de chacun.
PLANIFICATION DU TRAVAIL PERSONNEL
Une fois que les habitudes de travail et l'organisation personnelle ont été bien
améliorées, le consultant et le participant examineront ensemble comment améliorer
encore les systèmes de planification en conformité avec le niveau de responsabilité de
l'intéressé au sein de l'entreprise. Les plans d'affaires (business plans) et leur mise
en place à travers des projets et des ordres de priorité adaptés sont également vus,
de manière à ce que la productivité se développe d'une manière pointue.
LES 4 ETAPES DU PEP
ETAPE 1
Il est demandé aux participants de conserver leur disponibilité pour toute la
première journée de lancement du programme tout comme s’ils allaient en séminaire à l’extérieur de
l’entreprise, même si le programme se déroulera pour la plus grande part
directement à leur place de travail. Les 3 premières heures (matinée) se passeront dans une salle
de cours ou de réunion sur le site où ils travaillent. Nous utiliserons cette séance
pour faire le point avec eux sur les principes d’efficacité et le développement
d’habitudes de travail qui leur feront gagner du temps.
Chaque participant utilise le reste du premier jour à réorganiser son bureau
et ses dossiers en
tirant le meilleur des principes présentés. Les consultants IBT passeront du temps à
assister chacun dans le processus, à adapter le PEP aux besoins individuels. En fin de
journée, chacun a des objectifs clairs et un plan d’action pour terminer cette phase
de réorganisation.
ETAPE 2
A une date planifiée, quelques semaines plus tard, le consultant IBT revient et le
groupe se réunit à nouveau pour passer en revue les progrès accomplis jusque-là grâce
au PEP. Nous abordons le thème de la planification de manière adaptée aux besoins des
participants et recommandons quelques principes clés pour une bonne planification. Les
participants retournent ensuite à leurs places de travail et le consultant rencontre à
nouveau chacun pour lui donner l’attention personnelle dont il a besoin dans la mise
en place de ces principes d’efficacité. Un système adapté de planification est
recherché avec chacun pour que ses besoins soient bien satisfaits.
ETAPE 3
Une nouvelle étape de suivi, avec chaque participant, est programmée
un mois ou plus après la seconde étape. Dans cette étape, les systèmes de planification de
chacun sont revus et finement adaptés si besoin. Le consultant fait le point avec chacun
sur la notion de qualité dans son travail, et, éventuellement si nécessaire, avec
l’équipe sur les flux de travail et la qualité de la collaboration.
ETAPE 4
Nous faisons au moins une visite "surprise" et souvent des visites
supplémentaires ou des suivis téléphoniques ou par messagerie électronique
pour renforcer les outils que nous avons introduits et donner l’assistance
nécessaire aux participants qui en ont besoin. Nous assistons chaque
participant et chaque équipe de travail à être toujours
plus efficace, à être plus créatif dans le développement de son efficacité et à
assurer les changements sur le long terme.
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