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Journal "Le Temps"
mardi 4 juillet 2006
par Anna Lietti, Quotidien suisse LE TEMPS - Pages 1 et 3
«S’il y a
une question urgente à régler, le mieux est de prendre son téléphone»
Il y a une
dizaine d’années, la messagerie électronique a commencé à se généraliser
dans les bureaux. Bruno Savoyat, coach
genevois spécialiste de la gestion efficace du temps, prodiguait déjà ses
conseils à un certain nombre de cadres: «Figurez-vous qu’au début, leur
problème était de motiver leurs collaborateurs à utiliser la messagerie.»
Comme le temps passe. «Ensuite il y a eu une brève période d’euphorie, et
maintenant, ce que j’entends, c’est: au secours, ça déborde, je me noie!»
L’ingénieux instrument s’est transformé en monstre dévoreur de temps pour
ceux qui, tout en recevant beaucoup de messages, utilisent leur e-mail de manière
«inefficace». Ils sont nombreux.
A y regarder de
plus près, la problématique du courriel est emblématique de la condition du
travailleur contemporain: noyé sous un déluge d’information, dans un monde décloisonné
et déhiérarchisé. Le voilà acculé à trouver en lui-même les moyens de
cadrer son espace-temps de travail, alors que dans le passé, l’entreprise
faisait une grande partie du boulot à sa place. «Les aventuriers des temps
modernes», note Bruno Savoyat, sont ceux qui parviennent à maîtriser le «débordement
d’information» qui nous submerge. La capacité individuelle à s’organiser
est devenue un facteur majeur de survie.
Mais vous vous
dites peut-être qu’il sera bien assez tôt pour penser à tout cela à la
rentrée lorsque, aussitôt votre ordinateur allumé, une avalanche de messages
s’abattra sur vous. Tout en vous demandant s’il ne serait pas judicieux
d’emmener votre portable en vacances, histoire de limiter les dégâts.
Autant aborder
le problème de front. D’abord, il y a des mesures à prendre pour limiter le
chaos annoncé de la rentrée (lire ci-dessous). Ensuite, au débordé qui
aspire à reprendre le contrôle de son e-mail, l’été offre l’occasion de
s’offrir l’indispensable temps d’arrêt. Car il n’y a pas de miracle,
rappelle Bruno Savoyat: celui qui décide d’aller plus loin, plus vite, doit
paradoxalement commencer par suspendre son vol, le temps d’évaluer la
situation.
Voici donc, en
compagnie du coach genevois, quelques pistes utiles au dressage de votre
messagerie.
Bien des gens
ont une seule adresse e-mail, où ils traitent, en vrac, le courrier privé et
professionnel. Les entreprises, de leur côté, commencent nerveusement à
compter les heures que leurs employés perdent en cyberpapotages durant leur
temps de travail. Mais le mélange des genres est malsain dans les deux sens,
rappelle Bruno Savoyat: «Nombreux sont ceux qui ont de la peine à s’arrêter
de travailler en rentrant à la maison. Séparer les adresses est une manière
de se discipliner.»
Cela évite
aussi un autre parasitage: «Lorsque votre messagerie professionnelle contient
beaucoup d’e-mails privés, cela crée un embarras à la considérer comme un
simple instrument professionnel.» Du coup, certains cadres en arrivent à
traiter tout leur courrier eux-mêmes, gênés de déléguer le travail à leur
secrétaire. Mais même un simple employé peut être amené à laisser la clef
de sa boîte aux lettres à un remplaçant. Durant la pause d’été, par
exemple. Il se rend compte alors des avantages du système d’adresses séparées.
L’erreur la
plus souvent commise avec l’e-mail est de laisser sa boîte de réception
ouverte en permanence et de se laisser distraire par elle. «Ça brise la
dynamique de travail, ça fait perdre du temps et ça crée du stress», observe
le spécialiste de l’efficacité. Le plus souvent en effet, la petite séance
improvisée de traitement de courrier doit être interrompue faute de temps.
Elle a juste suffi à vous faire perdre le fil. Un peu d’ordre s’impose.
D’abord, il
faut distinguer les moments «proactifs», où vous envoyez un message, de ceux,
«réactifs», où vous traitez le courrier reçu. Ensuite, la règle d’or
consiste à circonscrire le traitement du courrier à un certain nombre de
moments dans la journée. Y compris et surtout si vous ne pouvez pas faire
autrement que d’emmener votre portable en vacances. Combien de moments, de
quelle durée? «Pour délimiter un dosage, conseille Bruno Savoyat, prenez le
temps d’évaluer le nombre de mails que vous recevez en un jour et le temps
global que vous mettez pour les traiter. Ensuite, divisez.»
Mais,
dites-vous, la règle est impossible à appliquer car votre supérieur exige une
réponse immédiate à ses messages? C’est souvent à tort. «Certains cadres
utilisent la messagerie comme instrument de contrôle, regrette Bruno Savoyat.
C’est stressant et contre-productif. La logique de l’immédiateté ne se
justifie que dans certaines activités très précises. Et s’il y a une
question urgente à régler, le mieux est de prendre son téléphone. Quand et
comment communique-t-on? Bien des entreprises auraient une réflexion à mener
sur cette question.» Il ne vous reste plus qu’à conseiller la lec ture de
cet article à votre chef.
La plupart des
gens perdent du te mps à survoler leur courrier juste pour voir, en se
promettant d’y revenir plus tard. Ici comme ailleurs, c’est une règle élémentaire
de l’organisation qui s’applique: du moment que vous avez ouvert un message,
prenez une décision et exécutez-la immédiatement. Le choix peut être de
jeter le message, d’y répondre sur-le-champ, de déléguer son traitement, de
le classer dans un dossier de documents à conserver. Ou, si la réponse demande
réflexion, de le classer dans un dossier «à traiter plus tard», sans oublier
de bloquer le temps dans votre agenda pour ce faire.
Encore faut-il
savoir créer un dossier et maîtriser l’interface avec son agenda. «80% des
personnes n’utilisent que les fonctions élémentaires de leur messagerie»,
regrette Bruno Savoyat. Personne ne leur a appris à utiliser leur outil de manière
efficace et eux-mêmes n’ont pas eu la curiosité de chercher. Prendre le
temps de lire les fonctions «aide», recourir à un manuel ou, encore mieux,
troquer une heure d’initiation contre un bon dîner sont autant de
perspectives propres à pimenter votre été.
Courage. La récompense
sera une exquise sensation de maîtrise face à votre animal électronique.
N’oubliez pas votre message d’absence avant de partir. Sachez que vous pouvez déléguer l’accès à votre boîte aux lettres sans que votre suppléant soit obligé de s’asseoir à votre place et taper votre mot de passe (lire ci-dessous). Enfin, si vous le pouvez, dégainez le truc du pro: annoncez votre retour le lendemain de votre reprise effective du travail. Cela vous donnera un moment de paix pour vous mettre à jour avant de replonger dans la mêlée .
Cinq
astuces pour bien gérer sa messagerie
en vacances
Voici des trucs très
simples, mais efficaces
Non, devoir
trier minutieusement 600 e-mails à son retour de vacances n’est pas une
fatalité. Il existe des astuces de base qui permettent de s’assurer un retour
en douceur au bureau. En voici quelques-unes, ainsi que des pistes pour se
connecter en vacances… mais en cas d’urgence seulement!
Trois petits
trucs pour soulager sa boîte de réception. D’abord, prévenir par un petit
mail ses contacts réguliers que l’on sera absent. Ensuite, rédiger
un message automatique d’absence (pour Outlook: menu «Outils», puis «Gestionnaire
d’absence du bureau»). Enfin, se désabonner momentanément des newsletters
reçues le plus souvent.
Toujours dans
Outlook, l’option «Courrier indésirable» a beau être basique, elle est
efficace. Elle permet de dévier immédiatement vers un autre dossier tous les
e-mails que l’on ne souhaite pas recevoir. Une manœuvre très utile pour éviter
de recevoir tous les jours des e-mails adressés à un groupe de messagerie dont
on fait partie, par exemple. Dans Outlook, il suffit de cliquer avec le bouton
droit de la souris sur le mail que l’on ne veut plus recevoir, de sélectionner
«Courrier indésirable», puis «Ajouter l’expéditeur à la liste des expéditeurs
bloqués». Il est ensuite facile de gérer les adresses des expéditeurs
bannies, celles des expéditeurs «fiables», etc.
Cette solution
permet d’éviter bon nombre de spams. Après une semaine d’utilisation de
l’option «Courrier indésirable» pour «enseigner» à Outlook quels e-mails
sont légitimes, de nombreux spams se retrouvent bloqués dans le dossier «Courrier
indésirable».
Si vous devez
absolument consulter certains messages importants durant vos vacances, le moyen
le plus simple est de les rediriger automatiquement vers une seconde messagerie.
Dans Outlook, cliquez sur «Outils», puis sur «Règles et alertes», «Nouvelle
règle», et «Démarrer à partir d’une règle vide». Le mieux est de
rediriger ces e-mails vers une adresse consultable depuis n’importe où, et
qui reçoit très peu, voire pas du tout de spams. Optez par exemple pour les
services de Google (www.gmail.com, gratuit) ou Bluewin (www.bluemail.ch, gratuit
pour les clients Swisscom, sinon dès 4 francs par mois).
Si vous voulez
que quelqu’un d’autre ait le droit de gérer votre messagerie en votre
absence, cliquer, toujours dans Outlook, sur «Outils», puis «Options», puis
l’onglet «Délégués».
Il est toujours
très important de garder un double de tous ses contacts. Pour ce faire,
cliquer, encore dans Outlook, sur «Fichier», puis «Importer et exporter»,
puis «Exporter des données vers un fichier», puis en général «Valeurs séparées
par des virgules (Windows)». Cela crée un fichier au format CSV, qu’il sera
très facile d’importer dans Gmail, par exemple, pour retrouver d’un coup
tous ses contacts.
Pour vous
connecter en vacances, plusieurs possibilités existent. Si vous avez un
ordinateur portable, assurez-vous qu’il dispose d’une puce Wi-Fi: vous
pourrez ainsi accéder à Internet via des réseaux sans fil. Si vous ne trouvez
pas de réseau Wi-Fi disponible, gratuit ou payant, il vous faut acheter une
petite carte qui vous permettra d’accéder au Net via les réseaux de téléphonie
mobile. Swisscom, Orange et Sunrise vendent des cartes pour PC d’une valeur
d’une centaine de francs, et qui comportent une carte SIM. Si les tarifs des
transferts de données en Suisse sont relativement raisonnables, ils sont
parfois très élevés à l’étranger – mieux vaut se renseigner
attentivement via les sites des opérateurs avant de partir.
Il est aussi
possible de consulter ses e-mails via son téléphone mobile, s’il est récent.
Mieux vaut s’y prendre à l’avance: la configuration de la messagerie peut
prendre beaucoup de temps, selon les modèles!
BIBLIOGRAPHIE
«Les Secrets de
l’efficacité» de Bruno Savoyat.
Ed Maxima, 4e édition en cours.
Où
l’on réalise que les principes de l’organisation sont les mêmes pour la
messagerie, le bureau, voire la vie en général.
Et où l’on ridiculise la croyance selon laquelle votre créativité, voire
votre importance hiérarchique se mesurent au désordre qui s’empile sur votre
table de travail.
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