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Notre plan en 30 jours pour être plus efficace au bureau

Vous rêvez de réaliser de grandes choses. Mais, par manque de temps ou d'organisation, vous êtes débordé. Sans trop d'efforts, vous pouvez gagner jusqu'à 30 % de productivité. Et bien davantage en sérénité...

Etienne Gless | L'Entreprise (n° 244) | Mis en ligne le 01/04/2006

Gagner du temps, mais pour quoi faire ? Cadres et dirigeants obtiennent les résultats que l'on attend d'eux. Mais le prix à payer pose problème : le nombre d'heures passées au travail explose (45 heures par semaine en moyenne pour les cadres même aux 35 heures) avec le sentiment que c'est au détriment d'autres domaines de leur vie (familiale, associative, personnelle...).

« Je passe un temps fou à traiter mes mails », « Mes horaires explosent » « Je suis souvent interrompu », « Je vis dans l'urgence en permanence »... sont les plaintes les plus fréquentes. Un chiffre fait mal : sept minutes, la durée moyenne du temps de travail en continu de la majorité des cadres ! On se shoote trop souvent à l'urgence ! Le travail en temps réel procure l'illusion de la performance.

Un maximum de résultats

Cette urgence érigée en modèle de gestion produit surtout des dérapages. Car, que signifie « être vraiment efficace dans son job en 2006 » ? Arriver au maximum de résultats avec le minimum d'efforts dans le moins de temps possible. De la paresse intelligente ! Mais c'est du travail d'être paresseux ! L'art de l'efficacité s'apprend. Marre du stress lié à l'urgence et aux imprévus ? Ras la casquette des coups de bourre qui vous laissent jusqu'à 22 heures au bureau le vendredi soir... ? Vous êtes prêt à changer et le dossier de L'Entreprise va vous permettre de reprendre la main. Il vous faudra faire un peu d'efforts. Mais courage : pour changer et faire vôtres quelques-unes des nouvelles bonnes habitudes détaillées dans ce dossier, quatre semaines suffisent à les installer, d'après les experts de réputation internationale que nous avons sollicités. Travailler plus efficacement pour quoi faire ? Pour mieux vivre l'exercice de son job, tout simplement.

FAITES LE POINT SUR VOS PRIORITÉS

Avant d'organiser au mieux vos activités, vous devez trouver leur sens et leur place par rapport aux buts que vous poursuivez dans la vie.

Reprenez le leadership de votre vie : passez du temps subi au temps choisi !

« Des personnes assument une multiplicité d'activités avec des journées très bien remplies et en sont très satisfaites. D'autres ont moins d'activités mais se plaignent de problèmes de gestion du temps. La différence ? Les premiers font un choix assumé ; les seconds subissent et le vivent mal », diagnostique Jean-Pierre Testa, responsable à la Cegos des stages d'efficacité professionnelle. Trop de gens oublient ou perdent le sens de ce qu'ils font au quotidien. « Or la vie aime ceux qui savent ce qu'ils veulent », note André Muller, auteur de La Technique du succès (Diateino Editions), un étonnant succès de librairie, réédité depuis deux ans et en cours de traduction en... chinois ! Nos multiples rôles professionnels et sociaux nous font souvent perdre de vue l'essentiel. Réfléchissez à ce que vous mettez au centre de votre vie : « Qu'est-ce que je veux faire de ma vie ? », « Qu'est-ce qui compte le plus pour moi ? » Vous devez vous poser périodiquement toutes ces questions et effectuer des choix. « Les gens au clair sur leur mission réussissent mieux dans leur travail. Ils ont une direction de vie. Une étoile. Une boussole. Ils ont alors plus de facilités à gérer leur temps et leurs priorités », observe Bruno Savoyat, directeur d'IBT et auteur des Secrets de l'efficacité (éditions Maxima).

L'objectif que vous vous fixez ne doit pas nécessairement être modeste, au contraire. « Plus le but est élevé, plus l'action devient intéressante et, par conséquent, moins on en sent le poids », remarque André Muller. Un but ambitieux galvanise celui qui le poursuit. Des travaux ennuyeux réalisés à la petite semaine peuvent aussi se faire dans l'enthousiasme s'ils participent à l'exécution d'un grand dessein : « Le but m'attire. Il me permet de ne faire que ce qui contribue à sa concrétisation. » Le but va vous motiver. Il va créer l'énergie qu'il vous faudra pour l'atteindre. Il fait naître les moyens. Un grand but n'est pas source de difficulté. A l'inverse, il facilite tout et vous pousse en avant.

Sachez où vous allez et donnez la priorité aux priorités

« Sachez dès le départ où vous allez, recommande Stephen Covey, auteur des Sept Habitudes de vie pour réussir tout ce que vous entreprenez (First Editions). Puis donnez la priorité aux priorités. » Si, le week-end, vous pensez à votre semaine en vous disant : « J'ai beaucoup travaillé mais pas sur l'essentiel », vous avez multiplié les efforts sur des tâches à faible importance. « Commencez par l'important », conseille Jean-Pierre Testa. L'équipe de la Cegos préconise de trier les événements, les projets, les tâches et les activités selon l'enjeu. Puis de consacrer le gros de ses efforts à répondre aux enjeux les plus forts, ceux qui satisfont une priorité essentielle pour soi ou l'entreprise. Ménagez vos efforts : ne les gaspillez pas pour des enjeux sans importance. Quand on a une proposition commerciale à 1 million d'euros à rédiger dans les 48 heures, on ne commence pas sa journée par l'ouverture du courrier. « Je ne consacre que 10 % de mon temps à la gestion des affaires courantes et subalternes », explique Denis Terrien, président de Sanford Europe et très maître de son temps. Exemple à suivre...

Trouvez un équilibre entre toutes vos activités

Etre plus productif ne signifie pas multiplier les efforts. En accordant à nouveau du temps à votre vie (famille, sport, hobby...), vous trouvez de nouveau du sens à votre travail et vous pouvez l'effectuer mieux et plus vite. « Pour être efficace dans mon job, je dois maintenir un équilibre avec ma vie de famille et ma vie sociale », confie ainsi Denis Terrien. C'est la fameuse métaphore du tabouret : notre vie tient debout si elle repose au moins sur trois pieds ! Le docteur Patrick M. Georges conseille, lui, de trouver le point S, « l'équilibre entre ambition et passivité ». Et de garder du temps pour cultiver un jardin secret qui n'exige ni argent, ni relations. « Pour trouver votre équilibre, classez vos activités en trois catégories : sécurité, fierté et plaisir, qui sont nos trois grandes motivations. Veillez à allouer un minimum de temps aux deux activités que vous pratiquez le moins. »

Gardez toujours une heure de calme

Que ce soit le tea-time anglais, le Zeitgeber allemand... accordez-vous un rituel. Quelles que soient les circonstances, réservez-vous toujours un bref rendez-vous avec vous-même pour faire une pause ou ne rien faire. « Notre corps et notre esprit ont besoin de régularité, de donneurs de temps. Dans la vie moderne, cette régularité disparaît. Il faut donc la réintroduire artificiellement en participant chaque jour à une courte cérémonie à heure fixe. Comprise rapidement par notre cerveau et notre système hormonal comme horloge, cette habitude très bénéfique nous permet d'équilibrer notre production hormonale pour notre plus grand bien », rappelle Patrick M. Georges.

Faites-vous du bien, prenez du plaisir

Ne sacrifiez pas vos vacances en emportant du boulot ou en ne les prenant pas. Les gens efficaces alternent les plages de repos-détente-loisirs avec celles de travail-concentration-effort. Lothar Seiwert conseille de prendre l'habitude quotidienne de se concentrer sur l'aspect positif de l'existence : prenez le temps de vous réveiller, de faire quelques exercices physiques et de méditation, de savourer votre petit déjeuner en famille, de relire l'agenda du jour en tenant compte des tâches prioritaires, puis d'aller au boulot détendu... N'oubliez pas : vous avez le droit de vous faire plaisir ! Octroyez-vous une activité qui servira de contrepoint à des tâches que vous envisagez comme des corvées. Le secret d'une vie active réussie est de savoir équilibrer les tâches qui sécurisent avec celles qui procurent du plaisir.

REPRENEZ LA MAÎTRISE DE VOTRE TEMPS

Ça y est, vous êtes au clair sur vos missions et vos priorités. Place à l'autodiscipline. Si vous êtes bordélique par nature ou vraiment débordé, vous pouvez gagner de 15 à 30 % d'efficacité. Avec juste un peu de bonne volonté et d'ouverture d'esprit.

1. Anticipez vos dérapages : les sept piliers de la sagesse

Savoir et pourtant ne pas faire... Tous les changements dans votre agenda, vous outils, votre bureau seront vains si vous n'y mettez pas un peu du vôtre ! Si vous souhaitez vraiment progresser, adoptez quelques-uns des conseils suivants : vous allez gagner en sérénité et donc en efficacité ! La clé du changement est en vous.

Contre la désorganisation, un peu de discipline ! Astreignez-vous à ranger un minimum chaque soir votre bureau et vos affaires, à noter sur votre cahier les actions à faire le lendemain et à planifier un minimum vos journées : vous serez moins stressé par votre propre chaos intérieur.

Désencombrez votre cerveau. « Ayez toujours un carnet de bord où vous notez, même au pied du lit, vos intentions, les choses à faire quand elles surgissent dans votre esprit, vous dormirez mieux, suggère Patrick M. Georges. Si vous gardez en tête ces choses à faire au lieu de les noter avant d'aller dormir, votre cerveau va travailler dessus et vos nuits seront plus agitées. »

Agissez : vous serez moins stressé. « Un souci est une intention sans action. La cause de l'angoisse humaine est de penser sans agir. Lier une action même symbolique à une intention diminue l'angoisse naturelle. »

Développez vos facultés de concentration. « La concentration, c'est l'élimination de toutes les pensées qui ne se rapportent pas à ce que l'on fait, à ce que l'on étudie à l'instant présent », rappelle André Muller. Cette faculté s'aiguise. Veillez à ne pas être dérangé aux heures les plus productives de la journée pour vous. « De l'époque où je préparais mon MBA, j'ai gardé une capacité à me focaliser sur le travail en cours, se souvient Denis Terrien, PDG de Sanford Europe (instruments d'écriture). Je pouvais réaliser une étude de cas en deux heures. Aux examens, nous avions quatre heures. Ce que la plupart voyaient comme une contrainte, je le vivais comme une opportunité ! »

Lâchez prise, déléguez ! Beaucoup d'hommes d'action préfèrent le faire au faire faire. « Déléguer n'est pas abdiquer, c'est confier des tâches à un collaborateur, avec des directives claires, en le responsabilisant et en le contrôlant. » Denis Terrien a confié la gestion de sa dernière acquisition à un cadre qu'il a sorti de l'organisation. « M'y consacrer m'aurait coûté deux jours pleins de travail. En déléguant, cela me prend deux heures de contrôle hebdomadaire. »

Apprenez à refuser... Vous devez vous concentrer sur l'essentiel, le poste que vous occupez. Si vous vous laissez envahir par d'autres tâches, vous risquez d'être moins efficace sur le coeur de votre mission. De plus, les gens gentils sont souvent pris de haut. Vous passez pour un « yes man » soumis. Apprenez l'art de refuser, tout en marquant votre attention à la personne. « Depuis que j'ai appris à dire non à certains clients, j'ai gagné en crédibilité et j'atteins beaucoup plus facilement mes objectifs mensuels », se réjouit Sylvain Maugueret, un commercial qui s'est formé à la Cegos (lire son témoignage page 40).

Combattez le perfectionnisme quand il est inutile. On peut toujours faire mieux, mais à quel prix ? Parfois en y passant trois fois plus de temps que pour un résultat satisfaisant pour le client. Apprenez donc à trouver un niveau de qualité juste, suffisant. Faites de « assez » votre mantra.

Ne reportez pas à demain ce que vous pouvez faire maintenant... Croire que vous agirez mieux en mode panique à la dernière minute est une fausse croyance que vous devez absolument chasser de votre esprit. Pour vaincre une hésitation à agir, il faut se forcer par un début d'action. Et pour se pousser à le faire, rien de tel que le calendrier « Pas d'obligation sans délai », rappelle André Muller, auteur de La Technique du succès (Diateino Editions).

2. Mettez de l'ordre dans votre agenda

Bâtissez votre plan d'action : vous pouvez gagner facilement 30 % de productivité en vous dotant d'un plan d'action : journalier ou hebdomadaire, il recense toutes les tâches à accomplir et les ressources nécessaires pour y parvenir. En consacrant trente minutes par jour à planifier la journée du lendemain, vous pouvez gagner deux heures par jour. Attention : votre agenda quotidien ne doit contenir que les activités que vous pouvez raisonnablement suivre ou réaliser. Rappelez-vous : les journées n'ont que vingt-quatre heures ! Ne planifiez au maximum que 50 à 60 % de votre temps sous peine d'être débordé.

3. Perdez moins de temps en réunion

Ah, les sacro-saintes réunions ! Elles sont chronophages alors qu'il ne s'y décide pas grand-chose, qu'on n'y apprend rien... mais elles constituent une sorte de rituel très ancré. Il s'agit de les optimiser. Cinq règles d'or à respecter.

Une réunion = une utilité. Il est efficace de s'interroger sur le bien-fondé des réunions. Si elles ne servent qu'à donner de l'information, on peut peut-être en supprimer quelques-unes en transmettant l'info par l'intranet maison. Les réunions d'échange peuvent aussi être supprimées et remplacées par un forum électronique.

Une réunion = un ordre du jour préparé. Vous devez établir la liste des décisions qui devront être prises avant la fin de la réunion. Préparez votre participation et votre intervention. Etudiez les sujets. Réunissez les documents de préparation ou de suivi des engagements pris à la précédente séance. Venez aussi en réunion avec votre agenda.

Une réunion = une heure de début et une heure de fin. Limiter le temps de la réunion obligera l'animateur à écourter les conversations inutiles. Veillez à contenir les fortes têtes et les bavards Fixez des temps limités d'intervention.

Une réunion = des participants positifs. Soyez un participant utile et efficace : adoptez un discours constructif (ou abstenez-vous), qui respecte les sujets à l'ordre du jour, soyez clair, précis et... bref !

Une réunion = des décisions. Chacun doit sortir de réunion avec une idée claire des décisions qui ont été prises. Et le responsable doit avoir élaboré un plan d'action. Un compte rendu écrit et distribué rapidement rappelle ce qui doit être fait par qui et pour quand. Veillez à ce qu'un de vos collaborateurs assume le rôle de secrétaire.

RANGEZ VOTRE ESPACE DE TRAVAIL

Pour travailler sereinement en concentrant toute votre énergie et votre temps sur vos activités productives, réhabilitez le dicton : « Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ».

Lumière ! Surtout les jours gris. Si, comme cela arrive à 30 % des gens, votre humeur (et votre productivité) baisse en période de faible luminosité, forcez sur l'éclairage artificiel. « Si vous travaillez sur écran, remplacez les lumières de plafond par des lampes de bureau, conseille Patrick M. Georges. On perd de 15 à 20 % de productivité intellectuelle avec un mauvais éclairage ! »

Pas de visage en vis-à-vis. « Pour notre cerveau, un visage est une source d'information à interpréter au détriment du travail en cours », explique Patrick M. Georges. Travaillez dos à dos et non face à face !

Un bureau selon les règles de l'ergonomie. Repensez votre espace de travail pour avoir plus de confort et de praticité : revoyez la hauteur de votre siège, la disposition de l'écran d'ordinateur (à distance de 60 à 80 cm de vos yeux). Vous ne devez garder que l'indispensable à portée de main (lire le témoignage ci-contre). « Plus vous utilisez des dossiers ou des objets, moins vous devez avoir à effectuer de mouvements », rappelle Laurence Einfalt, créatrice de Jara, le premier cabinet de conseil en organisation personnelle.

Place nette sur la table de travail. « Un cadre moyen perd six semaines par an à chercher des informations égarées au milieu de dossiers ou d'un bureau en désordre », estime Laurence Einfalt. Bruno Savoyat (d'IBT) préconise de faire place nette : « Ne gardez sur votre bureau que les documents sur lesquels vous êtes en train de travailler. »

Moins de papiers : classez, redirigez et, surtout, jetez ! Faites la peau aux vieilles habitudes comme celle d'imprimer les mails. Pour éviter de manipuler cent fois les documents qui s'accumulent sur votre bureau, prenez des risques : apprenez à jeter, classer, ranger ou rediriger. « A 99 %, vous savez quoi faire de ce papier, n'attendez pas pour lui régler son sort ! » préconise Laurence Einfalt. Passez un contrat moral avec vous-même : engagez-vous à ne manipuler la feuille ou le document qu'une fois.

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