Article paru dans Jobboom, Avril 2004
par Christine Lanthier
Rien ne sert de courir...
Il y a moyen d'améliorer la productivité en milieu de travail
sans brûler son personnel. Une organisation du travail efficace permet souvent de faire des gains
importants. Sans presser le citron de qui que ce soit.
Dans le secteur manufacturier, à la recherche constante d'une productivité toujours accrue, on
observe un engouement croissant pour le système de production Toyota.
Imaginée au Japon durant le quart de siècle qui a suivi la Seconde Guerre mondiale, cette approche
mise sur des solutions toutes simples pour améliorer la productivité sans qu'il soit nécessaire
d'investir beaucoup.
Par exemple, on peut désigner un emplacement pour chaque outil à l'aide d'un code de couleurs pour
faciliter le rangement, ou encore, aménager les espaces de travail de façon à réduire les déplacements
inutiles. Les avantages sont indéniables : réduction des délais de production, élimination du
gaspillage et une plus grande polyvalence des employés.
Aux États-Unis, on appelle cela le lean manufacturing, en France, la production au plus juste. Au
Québec, depuis 1991, le ministère du Développement économique et régional (MDER) utilise le
terme de «production à valeur ajoutée», ou PVA. «Il y a là-dedans des concepts issus du génie
industriel, mais surtout beaucoup de gros bon sens. C'est un moyen pour que l'employé s'empare de
son travail et le comprenne bien», résume André Roy, conseiller en développement technologique
et des affaires au MDER.
Aux industriels intéressés par la PVA, le ministère offre, en collaboration avec Emploi-Québec,
des sessions de formation ainsi que des visites d'entreprises modèles.
L'une de ces entreprises est Mark IV Air Intake Systems, de Montréal, qui fabrique des collecteurs
d'admission d'air pour les automobiles. Dans cette usine ultra-ordonnée, on s'inspire du système
de production Toyota pour, entre autres, éviter le gaspillage : rebuts, quantités de stocks trop
élevées, temps d'attente entre les différentes étapes de production, retouches sur les pièces
non conformes, etc. On va même jusqu'à encadrer et conseiller les employés pour leur éviter de dépenser
trop d'énergie. «On est encore dans une culture où les gens pensent à tort que c'est normal d'être
fatigué physiquement à la fin d'une journée de travail», explique Patrick Mertés, directeur de
l'usine.
Une philosophie semblable règne chez AstenJohnson, une usine de Valleyfield qui produit du matériel
d'habillement de machines à papier (les toiles qui servent à séparer l'eau de la pâte dans la
fabrication d'une feuille de papier). Il y a deux ans, à la suite d'une fusion, l'usine a complètement
revu ses façons de faire dans le but de diminuer de moitié ses délais de production.
«Quand il commençait à y avoir beaucoup de pièces en attente entre deux étapes de fabrication,
on était obligés d'aller les porter loin des postes de travail, parce qu'il n'y avait plus de
place tout près, explique François Lauzon, chef d'équipe d'amélioration continue. À la fin de
l'année, ce va-et-vient représente des heures et des heures de mouvements de pièces pour rien. Si
on élimine ça, les gens passent plus de temps à produire, sans avoir à travailler davantage.»
Ce genre de prise de conscience semble moins répandu dans le domaine des services. «Aux États-Unis,
il y a actuellement des initiatives dans ce qu'on appelle le lean health care, c'est-à-dire qu'on
applique le système de production Toyota à la gestion d'un hôpital, signale André Roy. Les
compagnies d'assurances sont particulièrement intéressées, parce que les coûts liés à la santé
augmentent très rapidement.»
Patrick Mertés, pour sa part, voit le potentiel de la PVA dans les bureaux. «Ce n'est pas encore
implanté de façon importante, mais la comptabilité orientée sur la PVA se développe.»
Sus à la paperasse!
«En général, les cadres sont des gens intelligents et très scolarisés, mais ils n'ont jamais
appris comment travailler», soutient Ann Searles, présidente de IBT
Canada/Caraïbes, une entreprise qui offre un programme permettant aux cols blancs de
gagner plus de 10 heures par semaine grâce à une meilleure organisation.
«Pouvez-vous voir la surface de votre bureau?» demande Ann Searles. Si la réponse est non, il y a
de fortes chances que vous perdiez trop de temps à chercher l'information qu'il vous faut. «Le
tiers de notre programme concerne l'organisation physique de la paperasse et des données électroniques.»
Pour faire le ménage, la firme propose la méthode des 4D, applicable à tout document qui jonche
votre espace de travail : Débarrassez-vous-en, Déléguez-le, Déterminez un moment pour vous en
occuper ou Décidez de le traiter tout de suite.
La standardisation des processus routiniers est un autre aspect important dans la quête de
l'efficacité, poursuit la consultante. «Il faut s'organiser pour que les choses routinières (par
exemple, déposer des chèques à une fréquence régulière) se fassent aussi facilement que
possible pour libérer notre pensée.»
Enfin, il faut savoir délimiter sa charge de travail. Tout le monde a une liste de choses à faire,
mais il peut être salutaire d'avoir une liste de choses... à ne pas faire, pour éviter de s'éparpiller.
«La pire décision que peuvent prendre les gens surmenés, c'est de travailler plus fort», conclut
Ann Searles.
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