Tout mail lu doit être traité immédiatement. C'est là un principe élémentaire pour qui veut bien gérer sa messagerie et gagner du temps. En adoptant cette règle, vous ne lirez qu'une seule fois chaque message. Tâchez également de répondre aux mails dans un délai n'excédant pas 24 heures. Dans le cas contraire, votre correspondant risque de vous relancer ou de s'inquiéter de votre silence.

Pas de bla-bla. Vous recevez des dizaines de mails par jour : il en est certainement de même pour l'ensemble de vos collègues, collaborateurs ou clients. Si vous voulez être lu, vos messages doivent être brefs. Définissez clairement l'objet de votre message dans la case prévue à cet effet. Votre interlocuteur doit prendre connaissance de l'essentiel de l'information dans les 3 à 5 premières lignes. Si vous devez développer certains points, décrochez votre téléphone.

En sourdine. Si votre messagerie est dotée d'une alarme sonore ou visuelle, supprimez là. Cela vous évitera d'être interrompu ou déconcentré durant votre travail. Ne conservez ce moyen d'alerte que si vous attendez un mail important ou urgent.

Net étiquette. N'utilisez la mention "URGENT" (point d'exclamation ou drapeau rouge) que si votre message a réellement un caractère prioritaire. Votre correspondant risque en cas d'abus de ne pas apprécier votre impatience…