Rédigé par Nadia Graradji
Publié le 07/11/2005 sur site de la chaîne TV France 5


Certaines études estiment qu'une personne consacre en moyenne plus de 150 heures par an à rechercher des informations mal classées. Qu'en est-il pour vous ? Si votre bureau fait penser à celui de Gaston Lagaffe, il est grand temps d'agir ! Voici quelques règles à suivre pour faire place nette sur votre bureau et… dans votre tête. 


Les avantages d'un bureau rangé. Le temps où un bureau débordant de dossiers était signe d'hyperactivité est révolu. Désormais, à l'heure de l'informatique, les kilos de paperasse encombrant un bureau sont signes d'un manque d'organisation. Ranger votre espace de travail et classer vos dossiers vous fait gagner du temps, garantit la confidentialité de vos documents, renforce votre efficacité et votre productivité, et diminue de fait votre stress. Par ailleurs, en cas d'absence ou de maladie, vos collègues pourront prendre le relais sur certains dossiers sans perte de temps.

"Une place pour chaque chose. Chaque chose à sa place". Selon Bruno Savoyat, coach et spécialiste de la gestion du temps, la recherche d'un document ne doit pas demander plus de 10 secondes ! Pour y parvenir, adoptez une méthode de classement efficace et quotidienne. Chemises cartonnées, dossiers suspendus, tiroirs, les moyens de classer ne manquent pas. Mettez en place des codes couleurs dans votre classement afin d'avoir des repères visuels. Inutile de tout imprimer, vous pouvez consulter ou archiver certains de vos dossiers ou rapports sous leur version électronique dans votre ordinateur.

Rangez vos documents selon la fréquence d'utilisation. Sur votre table de travail, ne doivent se trouver que les dossiers en cours et les dossiers en attente. Adoptez la règle fréquence/proximité : les dossiers dont vous vous servez tous les jours doivent être à portée de main et rangez dans des armoires ou tiroirs ceux dont vous vous servez le moins. Disposez sur un rayonnage à proximité de votre bureau, tous les manuels, dictionnaires, guides ou catalogues dont vous vous servez au quotidien. 

Réconciliez-vous avec votre corbeille à papier. Ouvrez et traitez tous les jours votre courrier. Jetez sans état d'âmes tous les documents inutiles, obsolètes. Ne tombez pas dans la "collectionnite aiguë" ou dans le "cela-me-servira-plus-tard". L'Intranet de votre entreprise, le service documentation ou encore Internet vous permettront de vous documenter en temps voulu.

Rangez votre bureau virtuel. Videz tous les jours votre messagerie électronique de tous les mails lus et ne conservez que les plus importants. Classez-les par thème, mots-clés ou par nom de l'émetteur. Les logiciels vous offrent de grandes possibilités de classement de vos données. Profitez-en ! Créer des répertoires, dossiers, sous-dossiers pour ranger vos documents. Pour vous y retrouver, donnez des noms explicites aux fichiers que vous archiverez sur le disque dur de votre ordinateur.

Changez de comportement. Une fois l'organisation de votre bureau et votre méthode de classement établis, veillez à rester régulier et adopter de bons réflexes. Remettez systématiquement à leur place, les documents, une fois leur utilisation terminée. Consacrez dix minutes tous les soirs au rangement des dossiers. Vous constaterez très vite le plaisir de retrouver chaque matin un bureau net !

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