Vacances
d’été ! Deux ou trois semaines sans collaborateurs, sans réunions,
sans tension. Ce rêve peut-il devenir réalité quand la technologie
permet de travailler à distance avec la même efficacité ? « Durant
mes congés, je me connecte au moins deux heures par jour. La dernière
fois que j’ai fait un vrai break, j’ai dû réapprendre à vivre
sans travailler ! Heureusement, les vacances ont duré dix jours.
Plus, j’aurais commencé à trouver le temps long », raconte
Caroline de la Clergerie, directrice financière de Ldlc.com.
Comme elle, bon nombre de cadres prennent l’habitude de concilier vie
professionnelle et vacances. A tort, estiment certains spécialistes de
l’organisation, qui suggèrent au contraire de dompter la technologie.
Pour y arriver, il faut organiser son départ, briefer ses
collaborateurs, et leur faire confiance.
1 - Organisez votre départ
Le meilleur moyen de tout oublier pendant les vacances, c’est de ne
rien oublier avant de partir. Pour cela, il faut s’organiser. « Dès
que vous planifiez votre absence, bloquez les deux ou trois jours avant
votre départ. Evitez réunions et rendez-vous. Ainsi, vous consacrerez
ces journées à boucler vos dossiers. Un bon anti-stress et une méthode
simple et efficace ! » conseille Bruno Savoyat, responsable de
l’Institute for Business Technology (IBT) et auteur des Secrets de
l’efficacité, en faire plus… en moins de temps (éd. Maxima).
Pour éviter les demandes de dernière minute, prévenez en amont vos
collaborateurs et clients. « J’appelle toujours mes clients les plus
importants pour les informer de vive voix de mon départ. J’en profite
pour faire un point rapide sur les dossiers en cours, et je leur indique
la ou les personnes à contacter en cas d’urgence. Puis je crée un
message automatique sur ma boîte courriel pour annoncer mon absence »
, explique Carole Gorce, responsable de missions audit chez Deloitte.
Idem pour la messagerie téléphonique.
Enfin, rangez votre bureau et faites le tri dans vos courriels. Dernière
recommandation de Bruno Savoyat : « Mettez à jour ce qui doit l’être
(chiffres, bases de données, rapports, bilans, etc.) pour que ces
informations soient disponibles et utilisables par vos collaborateurs
durant votre absence. »
2 - Apprenez à déléguer…
Nul n’est irremplaçable. « Les vacances sont faites pour
faire le vide et se ressourcer, il ne faut pas travailler , martèle
Jean-Louis Muller, consultant à la Cegos et co-auteur du livre Les
Stratèges du temps (ESF éditeur-Cegos). Les personnes qui font de
belles carrières sont celles qui ont le sens des priorités, pas forcément
celles qui veulent à tout prix être joignables vingt-quatre heures
sur vingt-quatre. » En un mot : faites confiance à vos collaborateurs
et à vos suppléants qui assurent l’intérim.
Appeler le bureau tous les jours pour prendre le pouls, c’est risquer
de s’attirer leurs foudres et montrer qu’on rechigne à déléguer,
surtout si vous avez crié haut et fort avant de partir que vous ne
vouliez être dérangé sous aucun prétexte !
« Il n’est pas bon de renvoyer l’image de quelqu’un de soumis et
de corvéable à merci » , poursuit Jean-Louis Muller. Préférez la
diplomatie et donnez des instructions claires à votre suppléant.
Recensez notamment les points susceptibles de surgir pendant votre congé,
de sorte que vos collaborateurs ne vous sollicitent qu’en cas
d’urgence.
3… - tout en restant connecté
« Je suis parti une semaine en février et j’ai fait
l’essai de ne pas consulter mes courriels. A mon retour, j’en avais
plus de 260 qui m’attendaient. Autant dire que je ne réitérerai pas
l’expérience ! Le stress que cela a provoqué au retour a annihilé
en grande partie le bienfait de mes vacances » , raconte Hugues Ménager,
directeur commercial d’Altrad Equipement France, spécialisé dans la
fabrication et la vente d’échafaudages.
Pour éviter de tels déboires, il est préférable « de faire de la
veille et de classer ses courriels dans des dossiers pour préparer le
retour » , indique Carole Gorce. Mais attention, consulter ses
courriels ne veut pas dire faire du télétravail… Je lis mes
courriels une ou deux fois par semaine, mais je n’y réponds qu’en
cas d’urgence. Eventuellement, je transfère à un de mes
collaborateurs pour qu’il suive le dossier. Le plus important est de
savoir qui est disponible et compétent pour traiter la demande. Cela évite
de se demander tous les matins comment cela se passe au bureau » , note
Cyril Charzat, directeur marketing de Heineken France.
En revanche, supprimez les sonneries en tout genre. Ces fils à la patte
risquent en prime de vous mettre en porte à faux avec votre famille ou
vos amis, qui vous reprocheront de zapper les vacances au profit du
travail. « Ne tombez pas dans le piège du lien constant, prévient
Bruno Savoyat. Il est préférable de convenir qu’une fois par jour
vous consulterez courriels et messages téléphoniques si besoin. Négociez
avec votre famille les moments les plus adaptés. »
4 - Préparez votre retour
Détendu, le teint hâlé, vous reprenez enfin la route du
bureau après deux ou trois semaines de break. Comme vous n’avez pas
travaillé cinq heures par jour, vous êtes forcément plus reposé que
votre collaborateur du premier étage, qui, lui, a reçu 23 fax, répondu
à quelque 122 courriels et passé 45 coups de fil professionnels cette
semaine !
A l’instar du jour qui précède le départ, le jour de reprise doit
être destiné à reprendre pied. La première chose à faire, c’est
d’organiser des réunions pour vous mettre au courant des projets
qui ont avancé pendant votre absence : lecture de comptes rendus,
intranet, courrier papier, etc. « Nous avons chaque année un séminaire
fin août, et je reviens toujours un peu avant pour finir de le préparer
au calme. La distance et les vacances permettent en plus de trouver
parfois de nouvelles idées » , confie Hugues Ménager, d’Altrad
Equipement.
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