La Presse (Quotidien de Montréal)
Affaires, lundi 28 avril 2003, p. D1

La vie au travail

Après avoir couru, il faut apprendre à marcher

par Jacinthe Tremblay

MALGRÉ LEURS TEMPES grises et plusieurs années d'ancienneté, de nombreux cols blancs réclament de l'aide pour organiser leur bureau. Un peu comme s'ils apprenaient à marcher, épuisés d'avoir trop couru.

Il y a un mois, l'Office national du film lançait un documentaire de la cinéaste Sylvie Groulx, intitulé L'homme trop pressé prend son thé à la fourchette. Une oeuvre miroir de l'actuelle course folle contre la montre des travailleurs, illustrée, entre autres, par une messagère à vélo, une mère de famille, un livreur de pizzas et des employés de centres d'appels aux vies étourdissantes.

Une scène du film fait sourire. On y voit un gestionnaire dans la cinquantaine ouvrant, un peu penaud, les tiroirs de ses classeurs devant une consultante. Il lui explique à quoi sert- ou ne sert pas- tout ce qui se trouve dans son espace de travail. Elle fouille dans les moindres recoins, jusque dans l'espace entre les meubles et le mur, le fourre-tout classique des objets inutiles. Elle le prend pratiquement par la main pour porter aux rebuts des cartons empoussiérés.

Otages du papier

Ann Searles, présidente pour le Canada et les Caraïbes de l'Institute for Business Technology, est cette consultante qui préside au grand ménage. Dans une autre scène, elle explique à un groupe de cols blancs que la désorganisation des papiers et des dossiers informatiques est la cause première des pertes de temps dans les bureaux.

"Les gens passent environ 10 % de leur temps à chercher des informations. C'est l'équivalent de cinq semaines par année!", dit-elle.

La cinéaste Sylvie Groulx a constaté que l'intervention d'Ann Searles dans son film laisse les spectateurs ambivalents. "D'un côté, ils rient parce qu'ils trouvent que ce type d'intervention relève presque de l'absurde. Mais en même temps, plusieurs me disent à l'oreille qu'ils aimeraient bien recevoir une telle aide", relate-t-elle.

Il y a plus d'un siècle, Frederick Winslow Taylor jetait les bases de ce qui s'est appelé l'organisation scientifique du travail, promettant une meilleure productivité avec moins d'efforts. Il s'intéressait alors aux ouvriers et au travail en série sur les chaînes de montage. Or, le travail des professionnels n'a pas connu la même médecine universelle.

"On a pensé que les cols blancs étaient capables de s'organiser parce qu'ils avaient beaucoup étudié. Rien n'est plus faux. À l'école, ils acquièrent des connaissances mais ils n'apprennent pas à travailler", dit Ann Searles.

C'est pour remédier à cette lacune que la consultante, tout comme le professeur Marcel Côté, de l'École des hautes études commerciales, offrent à des adultes d'expérience des séances de formation sur la gestion du temps et des priorités. L'enseignant a également publié, en 1993, le livre Maître de son temps, vendu depuis à des milliers d'exemplaires.

"Les gens auxquels je viens en aide sont loin d'être paresseux, au contraire. Ils veulent tellement en faire qu'ils ne savent pas où s'arrêter. Ils sont épuisés soit par le volume de travail ou par les multiples changements dans leur environnement", dit Ann Searles.

Contre nature

Marcel Côté voit parfois arriver dans ses ateliers des gens dans la soixantaine. Les déclencheurs du retour en classe sont multiples: troisième divorce, prise de poids, épuisement, etc.

"Pourquoi un tel engouement? C'est simple, bien s'organiser n'est pas naturel", dit-il.

Ni naturel, ni facile. Il se trouve pourtant sur Internet d'innombrables sites promettant de gagner du temps en 12 astuces, 10 trucs, quatre principes ou 12 étapes. Un internaute farceur y a même glissé son "comment gagner du temps en déboulant l'escalier".

En me disant que je n'avais rien à perdre- sauf du temps- , j'ai demandé à recevoir, par courriel, mon "conseil du jour" pour gagner du temps, gracieuseté de la firme britannique au nom évocateur de Success Studio.

Dans la première livraison, on raconte l'histoire d'un PDG qui, en rédigeant ses notes importantes à l'encre mauve, épargnait un temps fou. La couleur mauve était un code connu de tous les employés: ça vient du patron et il y tient. "Il n'avait pas ainsi à apposer sa signature et à expliquer l'importance de la missive", précise le courriel. Cet exemple est tiré du livre 114 Proved Plans to Save a Busy Man Time, (114 actions pour épargner du temps aux gens occupés) publié au début des années 1990. Ma prochaine action pour ne pas perdre de temps va être de me désabonner.

Comme Marcel Côté le souligne, la maîtrise du temps ne s'acquiert pas par une addition de trucs et astuces.

Avant même de prodiguer conseils ou outils pratiques, il force les participants à ses ateliers de "Gestion stratégique des activités prioritaires" à une réflexion préalable sur les objectifs qu'ils poursuivent dans l'ensemble de leur vie. Sommeil, loisirs, famille et- bien sûr- travail font partie de l'examen de conscience.

Il propose aussi aux participants d'adopter une nouvelle approche de la performance. "Les gens doivent s'évaluer- et être évalués- sur la base de la pertinence de leurs interventions et non sur leur quantité", dit-il.

L'exercice a de bien meilleures chances de réussir si elle réunit tous les membres d'une même équipe de travail. "Changer ses façons de faire a forcément des impacts sur les autres. Si toute l'équipe poursuit le même objectif, les changements pourront se faire avec plus d'harmonie", rappelle M. Côté.

Pour Ann Searles, la gestion du temps déborde largement l'organisation matérielle du bureau, bien que cette étape soit essentielle, ou l'accumulation d'énoncés du gros bon sens. "Il faut apprendre à planifier et à documenter les processus pour que les tâches puissent être déléguées au besoin. Il faut déterminer ses priorités et les négocier avec soi-même, ses patrons et ses collègues", dit-elle.

Il faut également intégrer dans ses priorités des activités qui semblent, à première vue, non productives, comme les repas et la réflexion. "On perd énormément de temps à trop travailler", dit-elle. Elle assure que c'est en gardant les 30 premières minutes suivant l'arrivée au bureau pour soi que l'on pose les conditions pour être le plus productif.

Si un bureau bien ordonné peut faire gagner deux heures, elle assure que l'ensemble de l'approche qu'elle enseigne peut redonner jusqu'à 12 heures par semaine aux forcenés du travail. Du temps pour eux. "Mon objectif n'est pas d'amener les gens à faire plus avec moins mais qu'ils puissent retrouver leurs soirées, leurs week-end et qu'ils prennent enfin leurs vacances."

Aide, suivi et surveillance

Elle insiste également sur l'importance du coaching ou encore de l'accompagnement comme celui qu'elle prodigue au col blanc de L'homme trop pressé prend son thé à la fourchette.

"Je fais un peu comme une physiothérapeute. Non seulement j'explique ce qu'il faut faire mais je m'assure que les conseils soient mis en pratique. L'expérience me confirme que les gens ont besoin d'aide et même de surveillance pour changer leurs comportements."

Marcel Côté et Ann Searles sont convaincus qu'il existe toujours une marge de manoeuvre pour se donner une meilleure hygiène de vie au travail et en dehors. Mais ils reconnaissent que les changements ne se font jamais sans efforts, et parfois sans heurts lorsqu'ils interpellent l'environnement.

"Certains patrons font le choix de brûler leurs ressources humaines. Dans ces cas, les employés ont toujours un choix mais il peut faire très peur puisqu'il suppose parfois de changer de milieu de travail", dit Ann Searles.

Marcel Côté rappelle enfin que l'art de maîtriser son temps n'est jamais acquis. "Il faut sans cesse revenir aux réflexions de base et se demander à chaque étape, ce que nous voulons faire de notre vie. Je n'y échappe pas. Quand mes petites-filles me disent qu'elles ne me voient pas assez souvent, je me relis...", dit-il.

Illustration(s) :

Nadon, Robert
Pour Anne Searles, la désorganisation des papiers et des dossiers informatiques est la cause première des pertes de temps dans les bureaux.
Catégorie : Économie
Sujet(s) uniforme(s) : Cinéma; Internet, technologies de l'information et multimédia
Taille : Long, 991 mots

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Doc. : 20030428LA0059