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Les Affaires - samedi 29 mars 2003 (Québec)
Onze conseils pour gagner du temps
Être débordé n'est pas inévitable
si l'on refuse de se faire prendre au jeuFroment, Dominique
"C'est sécurisant d'être débordé. Ça dispense de réfléchir à sa vie, ça apaise les angoisses existentielles et ça donne de l'importance. Il va falloir que les entreprises cessent de valoriser ceux qui courent toujours comme une queue de veau et apprécient ceux qui prennent le temps de réfléchir", affirme François Gamonnet, président de l'Institut de gestion du temps.
"Plus vous éteignez des feux, moins vous avez de temps pour planifier. Et moins vous planifiez, plus vous avez de feux à éteindre", ajoute Jean-Luc Boudreau, conseiller senior, équipe management, au Groupe Conseil CFC.
Si vous vous reconnaissez dans ces affirmations, vous n'êtes probablement pas un as de la gestion du temps. Pour vous aider à vous en sortir, pour peu que vous le souhaitiez (!), nous avons demandé à des spécialistes de vous faire profiter de leurs connaissances. Mais attention, l'exercice n'est pas facile puisqu'il demande un changement de mentalité. "En réalité, c'est plus une question de discipline et de rigueur que de temps", croit en effet M. Boudreau.
1 Cessez de toujours dire oui
"Il faut mettre un prix sur son "oui", explique Ann Searles, présidente pour le Canada et les Caraïbes de l'Institute for Business Technology, une société spécialisée dans le design de programmes d'efficacité personnalisés. Lorsqu'on vous demande quelque chose, il faut répondre : je peux tout faire, à condition de m'en donner le temps et les ressources."
Sinon, on doit toujours remettre les choses à plus tard, passer son temps à s'excuser, on est obligé de tourner les coins ronds et de recommencer le travail qui a été mal fait. "Dire "oui" à plus de choses que l'on peut en faire entraîne des pertes de temps énormes", pense Mme Searles.
"Les meilleurs gestionnaires ne sont pas ceux qui disent toujours "oui" mais qui sont capables de négocier des délais raisonnables pour accomplir leurs tâches", ajoute M. Boudreau.
"Les gens ne se laissent pas assez de temps pour réaliser un projet, pense aussi Joël-Marc Golberg, président de Consultation JGAP, un organisateur professionnel auprès des petites entreprises. Cela leur crée un stress qui réduit leur efficacité."
"Être efficace, ce n'est pas faire beaucoup de choses mais faire les bonnes choses, au bon moment et pour les bonnes personnes", affirme aussi M. Gamonnet.
2 Planifiez mieux
Quand un projet est mal planifié et mal documenté, ceux qui doivent y collaborer ne savent pas quoi faire et perdent beaucoup de temps à chercher des solutions à un problème mal défini.
En outre, dans bien des entreprises, les priorités changent régulièrement si bien que plus personne ne sait sur quel pied danser.
"Les gens se plaignent que les imprévus les empêchent d'accomplir leurs tâches. Et quand on leur demande "quels imprévus" ? ils les nomment tous. Donc, ce ne sont pas des imprévus, affirme M. Gamonnet. Quand on est débordé, on prend une attitude mentale proche du robot. On exécute les tâches de façon séquentielle sans se questionner sur leur importance relative."
3 Gérez vos courriels
Selon la firme Ferris Research, les courriels non sollicités, ou pourriels, coûtent chaque année 9 milliards de dollars (US) à l'économie américaine.
La première chose que les travailleurs font en arrivant le matin est de consulter leurs courriels. Et 60 à 90 minutes plus tard, ils sont encore dans leur messagerie électronique. Mme Searles conseille de consacrer au moins les 30 premières minutes de la journée à un dossier important avant de prendre connaissance des courriels.
"Fermez la petite cloche qui sonne chaque fois qu'un courriel entre, renchérit M. Golberg. Cette cloche déconcentre constamment du travail qu'on est en train de faire. La solution est de se fixer une heure précise pour consulter ses courriels." Chaque courriel ferait perdre sept minutes au total (lire, répondre, imprimer, classer, etc.).
4 Ne vous laissez pas déranger
En voulant abolir les barrières hiérarchiques, les dirigeants sont devenus plus accessibles et personne ne va s'en plaindre. Mais ils se sont créé un gros problème : ils se font constamment déranger et perdent ainsi un temps considérable à se reconcentrer chaque fois sur le travail qu'ils étaient en train d'accomplir.
"Les gestionnaires devraient avoir le courage de dire à leurs collègues qu'ils sont disponibles entre telle et telle heure et qu'en dehors de cette période, ils ne veulent pas être dérangés à moins d'une vraie urgence", recommande M. Golberg.
Même chose pour le téléphone; vous n'êtes pas obligé de décrocher à chaque appel. Rares sont les rappels téléphoniques qui ne peuvent attendre deux ou trois heures. "Il faut cesser de se plaindre d'être dérangé et prendre les moyens pour ne plus l'être", pense aussi M. Gamonnet.
5 Ajoutez de la valeur à vos gestes
"Si tu ne tues pas le dragon, il va finir par t'avaler." Ce que Mme Searles veut dire en utilisant cette image, c'est que chaque fois que vous répondez à un appel téléphonique, que vous manipulez un papier, consultez un courriel ou recevez quelqu'un dans votre bureau, vous devez ajouter de la valeur à votre geste, autrement dit régler l'affaire ou du moins la faire avancer.
6 Reposez-vous
Mme Searles soutient qu'il est prouvé qu'une personne qui travaille durant 60 heures ou plus trois semaines consécutives n'est plus productive. "La personne perd de l'acuité et la productivité ainsi que la qualité du travail se détériorent, ce qui cause des pertes de temps importantes."
7 Prenez le temps de manger
Plusieurs dirigeants se vantent de sauter l'heure du lunch. Une très mauvaise habitude, estime Mme Searles : "Vous ne faites plus de réseautage, vous vous isolez de vos collègues et vous n'êtes plus informé de ce qui se passe dans votre bureau."
8 Déléguez
Combien de fois entend-on des patrons dire : "J'aime autant le faire moi-même, ça va aller plus vite." Si vous croyez que personne d'autre ne peut accomplir une tâche aussi bien que vous, vous vous condamnez à la faire pour le reste de vos jours. Mais pour déléguer, il faut d'abord reconnaître que vous n'êtes pas indispensable, et ce n'est pas toujours facile. Les entrepreneurs surtout aiment bien croire que sans eux, tout s'écroulerait !
"Les personnes qui ne délèguent pas empêchent les autres de se développer, ce qui constitue une perte énorme pour l'entreprise, croit Mme Searle. Ces gens-là causent des embouteillages dans les entreprises."
9 Ayez de l'ordre
"Si vous appelez votre chien par cinq noms, il va devenir fou, lance Mme Searles dans son langage coloré. C'est pourtant ce que font plusieurs gestionnaires." En clair, cela signifie qu'ils donnent plusieurs noms au même dossier : réunion du lundi matin dans l'agenda, réunion dans le classeur, lundi matin dans l'ordinateur, etc. Imaginez le temps perdu à chercher des dossiers qui portent plusieurs noms.
"Selon certaines études, les gens perdent entre deux et trois heures par semaine à chercher des dossiers, ajoute M. Golberg. C'est presque le temps qu'il faut pour jouer une partie de golf."
10 Aérez votre agenda
L'expérience de M. Goldberg lui a permis de constater que les gens d'affaires ont la mauvaise habitude de surcharger leur agenda. "Ça crée une situation impossible. Ils courent après leur queue toute la journée et finissent de toute façon par remettre au lendemain une bonne partie de ce qu'ils avaient prévu faire."
11 Prenez le temps de réfléchir
"La première chose que l'on fait quand on est débordé est de passer à l'action alors que l'on devrait toujours commencer par réfléchir", conclut M. Gamonnet.
Tous nos spécialistes sont d'accord : c'est la maîtresse des recommandations. La réflexion précède toujours le changement. Alors, prenez le temps de réfléchir à ce que vous venez de lire et ne craignez pas de remettre en question vos méthodes de travail. L'exercice vous vaudra probablement un après-midi de plus par semaine avec votre famille ou sur un terrain de golf !
dominique.froment@transcontinental.ca
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